Self-billing stelt een klant in staat om facturen of creditnota's aan te maken namens een leverancier. Deze opzet is juridisch geldig in veel landen, maar gaat gepaard met strikte voorwaarden en verantwoordelijkheden. Dit artikel legt uit wat zelffacturatie is, hoe het werkt in Billtobox en wat je moet configureren voordat je het gebruikt.
Wat is zelffacturatie?
Zelffacturatie is een regeling waarbij de klant de factuur aanmaakt in plaats van de leverancier. Hoewel de klant het document aanmaakt, wordt het vanuit boekhoudkundig en juridisch oogpunt nog steeds beschouwd als een leveranciersfactuur.
Dit vereist een voorafgaande overeenkomst tussen de klant en de leverancier.
In Billtobox:
De klant maakt de factuur aan.
De factuur verschijnt in de Aankoopfacturen van de klant.
Eenmaal verzonden, verschijnt hetzelfde document in de Verkoopfacturen van de leverancier.
Belangrijk
Self-billing is alleen toegestaan als beide partijen hier expliciet mee hebben ingestemd via een formeel mandaat. Als dit niet het geval is, kan self-billing leiden tot juridische en fiscale nalevingsproblemen. Als je niet zeker weet of je self-billing mag toepassen, raadpleeg dan altijd eerst je boekhouder en stem af met je zakenpartners.
Vereiste configuratie voordat je kan zelffactureren
Voordat je zelffacturatiedocumenten aanmaakt, moet je eerst:
1. De Peppol-zelffacturatiedocumenttypes activeren
Ga naar de instellingen voor Registratiegegevens Peppol
Activeer de self-billing documenttypen
Klik op Instellingen bijwerken
Tenzij deze documenttypes actief zijn, kan je je zelffacturatiefacturen/creditnota's niet naar Peppol verzenden.
2. Een toegewijde nummerreeks aanmaken (alleen voor zelffacturerende leveranciers)
zelffacturatiedocumenten moeten een aparte factuurnummerreeks gebruiken. Deze reeks moet verschillen van je reguliere verkoopfacturen en moet afgestemd zijn op de verwachtingen van de leverancier.
Ga naar je Inkomende instellingen.
Configureer onder Online aanmaken een nieuwe reeks voor de automatische nummering van self-billing facturen en creditnota's.
De nummering van je zelffacturatiefacturen wordt automatisch aangemaakt op basis van de geconfigureerde reeks.
Een zelffacturatiedocument aanmaken
Je kan zelffacturatiefacturen of creditnota's aanmaken op Billtobox.
Om een zelffacturatiedocument aan te maken:
Ga naar je Aankoopfacturen.
Klik op Nieuwe self-billing factuur aanmaken.
Selecteer het juiste documenttype.
Selecteer een leverancier.
Voer de relevante informatie in zoals documentdatum, producten, bedragen, btw.
Klik op Opslaan.
Selecteer vanuit je Aankoopfacturen het document en klik vervolgens op Verzenden.
Opmerking
Zelffacturatiedocumenten worden verzonden via het leveringskanaal dat is ingesteld voor je leverancier. Als er geen leveringskanaal is ingesteld, mislukt de levering.
→ Lees meer over het instellen van leveringskanalen
Na het verzenden verschijnt het document in je Aankoopfacturen. Als je leverancier een Billtobox-gebruiker is, ontvangt hij het in zijn Verkoopfacturen.
Zelffacturatiedocumenten importeren
Zelffacturatiedocumenten kunnen ook worden geïmporteerd als e-factuur, net als reguliere facturen/creditnota's.
Na het importeren van een zelffacturatiedocument doorloopt het de OCR. We raden aan om te controleren of de OCR het document heeft gedetecteerd als zelffacturatie voordat je een document goedkeurt. Om te voorkomen dat je deze documenten handmatig moet controleren, raden we aan je zelffacturatiedocumenten aan te maken zoals hierboven uitgelegd.
Belangrijke opmerkingen
Controleer het leveringskanaal van je zakenpartner voordat je een zelffacturatiedocument verstuurt.
Zelffacturatiedocumenten gebruiken een aparte nummerreeks. Stem de nummerreeks af met je relevante zakenpartners.
Controleer altijd of de OCR je documenttype correct heeft gedetecteerd als zelffacturatie.
Zelffacturatie gedraagt zich anders dan standaardfacturatie. Mix beide stromen niet zonder de ins en outs te begrijpen.
FAQ
Hoe zie ik of een zelffacturatiedocument correct naar Peppol is verzonden?
Om te bevestigen dat een factuur is verzonden, controleer je het tabblad Gebeurtenissen in de details van het document. Daar zie je of je documenten succesvol zijn verzonden of niet.
Kan ik zelffacturatie gebruiken zonder mandaat?
Nee. Een formele overeenkomst is verplicht. Zonder dit kunnen de facturen juridisch ongeldig zijn.
Verschijnen zelffacturatiefacturen in Aankoopfacturen of Verkoopfacturen?
Ze verschijnen in Aankoopfacturen voor de aanmaker (de klant) en in Verkoopfacturen voor de ontvanger (de leverancier).
Kan ik creditnota's zelffactureren?
Ja. Dezelfde regels gelden als voor zelffacturatiefacturen.
Kan ik zelffactureren met Peppol?
Ja, zolang beide partijen correct zijn geregistreerd op Peppol.