Inhoudsopgave:
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk dat de uitwisseling van elektronische bedrijfsdocumenten (bv. facturen) tussen KMO's (en overheden) in Europa vergemakkelijkt zonder de handmatige tussenkomst van de betrokken partijen.
Peppol zorgt ervoor dat een reeks normen (gegevens in de documenten) wordt gerespecteerd om uitwisselingen te stroomlijnen.
Welke rol speelt BilltoBox bij Peppol?
Billtobox is een toegangspunt tot het Peppol-netwerk. Dat wil zeggen dat Billtobox kan worden gebruikt om elektronische facturen te verzenden via het Peppol-netwerk.
Elke leverancier of klant die het netwerk gebruikt, kan zijn toegangspunt kiezen om documenten uit te delen met ondernemingen of overheiden die verschillende toegangspunten gebruiken.
Hoe verzend ik een elektronische factuur naar Peppol?
Wanneer je een factuur via Peppol naar de Peppol wil verzenden, dien je 3 stappen uit te voeren:
Om de klant toe te voegen:
Ga je naar Klanten & Leveranciers.
Klik je op Voeg toe.
Voer je de type klant, naam, het KBO (en/of btw-nummer in).
Klik je op Opslaan, het systeem controleert vervolgens de Peppol-database om te detecteren of de klant lid is en, zo ja, om de meest recente informatie te verzamelen.
Je kan het verzendkanaal instellen op OpenPeppol en op Kanaal overschrijven klikken.
Sla op. Er verschijnt een venster waarin wordt gevraagd of je ook het leveringskanaal voor conceptfacturen naar deze klant wilt bijwerken.
Je factuur op Billtobox maken (of uploaden)
Nota's:
Om een factuur via Peppol te verzenden, moet je het PO-nummer invullen.
Als je je facturen importeert, controleer de informatie verzameld door de OCR (de naam van de klant moet identiek zijn aan de naam die is geregistreerd in de klantenfiche) en controleer of het leveringskanaal correct is ingesteld op OpenPeppol.
Verzenden van de factuur
Selecteer in het menu Verkoopfacturen de factuur voor de overheid (of Peppol-klant) en klik op Verzenden.
Je factuur wordt vervolgens rechtstreeks aan de overheid (of Peppol-klant) geleverd via Peppol. De vervaldatum en de accountant status bevestigen de aflevering van het document.
Elke keer dat je een factuur naar een Peppol-klant verzendt, wordt er eerst een controle uitgevoerd in de Peppol-database om te verifiëren dat de klant nog steeds lid is en dat levering mogelijk is.
Controleren of de factuur is verzonden
Om te controleren of een factuur (of creditnota) correct is afgeleverd via Peppol:
Ga naar Verkoopfacturen
Klik op een factuur
Ga naar het tabblad Gebeurtenissen, daar zie je alle gebeurtenissen van je factuur, namelijk:
"Levering wordt uitgevoerd via OpenPeppol" -> de factuur wordt momenteel verzonden.
"Wijzigingen levering via verzendkanaal OpenPeppol: No errors. openpeppol: Delivery requested." -> de verzending van de factuur is doorgegeven aan Peppol, maar de ontvangst is nog niet bevestigd.
"Wijzigingen levering via verzendkanaal OpenPeppol: No errors. openpeppol: Delivered to service." -> de factuur is correct verzonden via Peppol.
Opmerking: het kan enkele werkdagen duren voordat de factuur daadwerkelijk wordt bezorgd.