Welkom op ons platform. In deze handleiding leggen we je uit hoe Billtobox werkt en hoe het je kan helpen tijd te besparen met je administratie. In dit filmpje leggen we je alvast in het kort uit hoe Billtobox werkt.
Inhoudsopgave
Hoe werkt Billtobox?
In Billtobox kun je facturen ontvangen via verschillende bronnen en in verschillende formaten. Je hebt de mogelijkheid om facturen die je ontvangt via post, e-mail of zelfs losse bonnetjes heel gebruiksvriendelijk te verzamelen in Billtobox. Er zijn diverse manieren om de documenten in Billtobox te importeren.
Uitleg dashboard Billtobox
Wanneer je je account hebt geactiveerd, kom je op het dashboard terecht. Het dashboard ziet er als volgt uit, de nummers zijn onder de afbeelding uitgelegd:
Het hoofdmenu, vanaf hier kun je onder andere navigeren naar, je lijst met inkomende en uitgaande facturen. Als je meerdere ondernemingen hebt, kun je bovenaan in het menu wisselen van onderneming door op het pijltje naast de naam van je onderneming te klikken. Verder kun je onderaan in het hoofdmenu naar de instellingen van je account
Je ziet hier een overzicht van al je inkomende en uitgaande facturen.
De grafiek toont een overzicht van je inkomen en uitgaven.
Hier vind je de verschillende taken die je toegewezen kan krijgen. Wat deze taken inhouden kun je vinden in ons helpcentrum.
Een overzicht van de top 5 klanten. Dit zijn de klanten naar wie jij de meeste uitgaande facturen hebt gestuurd.
Een overzicht van de top 5 leveranciers. Dit zijn de leveranciers van wie jij de meeste inkomende facturen binnen krijgt.
De mobiele app
Wanneer je een nieuw account hebt aangemaakt op het Billtobox platform, is het handig om de Billtobox app te downloaden, dat gaat heel eenvoudig via de App store of de Google Play store.
De Billtobox app is ontzettend eenvoudig in gebruik en en heeft dezelfde functionaliteiten als het platform op je PC.
Een dashboard met een overzicht van al je inkomende en uitgaande facturen
Je hebt een archief met facturen en andere documenten
Je kunt bonnetjes en andere documenten eenvoudig scannen of uploaden
Wanneer je met meerdere ondernemingen gebruik wil maken van Billtobox, kun je ook in de Billtobox-app gemakkelijk switchen van onderneming.
Hoe je de app activeert, met of zonder eHerkenning, vind je in dit artikel. Een uitgebreide uitleg van gebruik van de app vind je hier.
Waar kan ik mijn inkomende facturen vinden?
Alle facturen die je op Billtobox ontvangt en moet betalen, komen bij je inkomende facturen terecht. Je vindt je inkomende facturen door aan de linkerkant van het dashboard in het menu op Inkomend te klikken. Je verkoopfacturen vind je onder Uitgaand, wat ook in het menu aan de linkerkant te vinden is.
Een algemeen overzicht van je inkomende en uitgaande facturen vind je in het dashboard van Billtobox. In het archief vindt je alle verwerkte facturen terug.
Importeer (of ontvang) al je inkomende facturen op Billtobox
Om je facturen in je Billtobox-account te krijgen, zijn er verschillende mogelijkheden, die je desgewenst kan combineren.
Scan je facturen met de app
Plaats je document op een donkere ondergrond
Klik op de knop ‘+’ en wacht tot de app automatisch de foto maakt (een groen kader verschijnt wanneer het document wordt gedetecteerd)
Kies vervolgens wat voor soort document het is en je factuur staat in je account!
In de bijlage vind je instructies voor het activeren van de Billtobox-app.
Sleep of upload je documenten naar je account
In Billtobox open je de pagina die overeenkomt met het type documenten dat je wilt importeren (inkomende facturen, uitgaande facturen enDoc Center voor andere documenten), selecteer de documenten die je wilt importeren vanuit je computer en sleep ze naar de Billtobox-uploadbalk, of upload de documenten door op de upload balk te klikken.
Inkomende facturen via email naar Billtobox sturen
Wanneer je je account hebt geactiveerd, is het mogelijk om direct naar dit account facturen te sturen. Jouw Billtobox-account heeft een eigen e-mailadres, deze vind je door te gaan naar Instellingen > Inkomend
Ga naar Via e-mail
Ook kun je hier met ‘Voeg een extra adres toe’ een eigen, persoonlijk e-mailadres toevoegen.
Email met meerdere documenten verwerken
Wanneer Billtobox een mail ontvangt die meerdere documenten bevat, en meer dan 1 document zou een factuur kunnen zijn, dan kan het niet bepalen waartoe elk document dient of bij hoort. Deze documenten komen dan terecht in een Filter taak.
Een Filter Document Taak laat toe om documenten die ontvangen zijn via e-mail, te definiëren als factuur, bijlage, dubbel, etc.
Nota: om deze taak te kunnen uitvoeren, is een specifiek rol nodig.
Om deze rol te activeren, ga je naar je Instellingen>Gebruikers.
Waar komen de te filteren documenten terecht?
Menu Inkomend> Tabblad Filter taken
Hoe werkt het ?
De verschillende taken worden in een lijst weergegeven. Een klik op een taak opent de detailpagina.
De detailpagina bevat:
De afzender van de e-mail
De datum van ontvangst
Het onderwerp van de e-mail
De lijst met documenten
De documenten kunnen gecategoriseerd worden in volgende documenttypes:
Hoofddocumenten
Factuur
Credit nota
Onkostennota
Bijlage
Bijlage van een hoofddocument
Niet-relevante documenten
Niet importeren
Een paar functies:
Bestanden in .png en .jpeg formaat worden omgezet naar PDF
PDF bestanden worden gevisualiseerd
Enkel PDF bestanden (incl. de omgezette beeldbestanden) en UBL bestanden kunnen gecategoriseerd worden als hoofddocument. Andere bestanden (Word, Excel, ...) worden steeds als bijlage beschouwd.
Voorbeeld: indien een PDF bestand en een Word bestand in eenzelfde mail verstuurd worden, zal dit NIET in een filter taak terechtkomen. Het PDF bestand wordt gecategoriseerd als factuur, het Word bestand als bijlage.
Acties:
Weigeren: hierbij wordt het geheel aan documenten verwijderd. Categorisatie van de documenten is niet nodig.De gebruiker kan aangeven of hij de leverancier wil informeren en eventueel op een zwarte lijst wil zetten.
Verdergaan: elk document moet gecategoriseerd worden. Afhankelijk van het aantal aangeduide hoofddocumenten, zullen een of meerdere facturen toegevoegd worden aan het tabblad 'te verwerken'.
Status inkomende facturen tijdens verwerkingsproces
Wanneer een factuur verwerkt wordt, komen er bepaalde statussen langs die handig zijn te herkennen:
Verwerking bezig: De OCR dienstverlening is nog bezig met het automatisch herkennen van de factuurgegevens. Wil je hier niet op wachten, dan kun je zelf de gegevens aanvullen en het document accepteren voor verdere verwerking.
Goedkeuren: Het document moet goedgekeurd of geweigerd worden. Je kunt hier goed ongewenste documenten filteren voor ze verwerkt worden.
Kopie: Waarschijnlijk betreft het een duplicaat factuur. Je kunt dit controleren door de factuur te openen en te controleren onder “Historie”. Je kunt vervolgens deze factuur weigeren.
Goedkeuring business: Wanneer je hebt ingesteld dat de factuur eerst door een ander persoon goedgekeurd moet worden, dan krijg je de status ‘Goedkeuring Business’ te zien.
Leveranciersgoedkeuring: Wanneer je hebt ingesteld dat de factuur van een nieuwe/specifieke leverancier eerst door een ander persoon goedgekeurd moet worden, dan krijg je de status ‘Leveranciers goedkeuring’ te zien.
Inkomende facturen automatisch accepteren
Standaard hebben we de instellingen zo ingericht dat inkomende facturen automatisch worden geaccepteerd en doorgestuurd naar de boekhouding. Wanneer je dit anders wilt ga je naar Instellingen > Inkomend > Goedkeuren voor ontvangst en kies de gewenste instellingen.
Hieronder een afbeelding van de standaard instellingen.
Documenten splitsen
Wanneer je papieren facturen scant, kan het zo zijn dat je een PDF-document krijgen met meerdere facturen. In Billtobox is het gelukkig mogelijk om dit document te splitsen in meerdere documenten. Je kunt het document dat je tot 1 pdf hebt gemaakt gewoon uploaden, dat doe je via de knop Inkomend > uploaden en splitsen.
De documenten worden geupload en je kunt ze handmatig of automatisch per 1 of 2 pagina’s laten splitsen.
Ook als je per e-mail een document in PDF-formaat ontvangt met meerdere documenten in één bestand, dan kun je deze documenten splitsen. Hier krijg je dan ook een melding van. Het is met uitgaande facturen niet mogelijk om deze te splitsen. Meer weten over het splitsen van documenten? Kijk dan op deze pagina.
Verwerken van verkoopfacturen
Billtobox biedt verschillende mogelijkheden voor het beheer van je uitgaande / verkoopfacturen.
Of je ze in PDF wilt importeren of ze automatisch wil importeren in je Billtobox-account terwijl je nog steeds je huidige factureringssoftware gebruikt. Hieronder vind je artikelen met meer uitleg hierover.
Een uitgaande factuur handmatig importeren
Een uitgaande verkoopfactuur kan snel worden geïmporteerd door het bestand te verslepen (drag & drop) van je PC naar het Billtobox-platform.
Door op Uitgaand te klikken in het verticaal menu, wordt de pagina met uitgaande facturen geladen:
Via het venster Klik hier om je document(en) te selecteren of sleep je documenten(en) naar dit gebied heb je 2 mogelijkheden:
Een bestand importeren welke op je PC te vinden, door op het venster te klikken.
Een bestand van je PC in het venster slepen.
Na het importeren verschijnt de factuur in de lijst Openstaand op deze pagina met uitgaande facturen.
Een verkoopfactuur via e-mail importeren
In Billtobox ga je uitgaande verkoopfacturen via zelf gekozen e-mailadressen importeren.
In welk geval is het nuttig?
Het importeren via een scanner die documenten rechtstreeks naar het importadres verzendt
Het importeren via factureringssoftware die ook documenten rechtstreeks naar het importadres verzendt
Het verzenden van de factuur naar de klant via e-mail met het importadres in cc
Opmerking: verkoopfacturen kunnen slechts één voor één geïmporteerd worden via deze methode.
Hoe activeer ik deze optie?
Ga naar je Instellingen
Uitgaand
E-mail
Zet Accepteer de documenten automatisch als ze afkomstig zijn van de lijst van vertrouwde e-mails op ON
Voer de geautoriseerde e-mailadressen in om verkoopfacturen te importeren
Facturen doormailen
Elk Billtobox-account krijgt een standaard e-mailadres dat je kunt gebruiken voor het importeren van inkomende facturen. Je kunt het standaard e-mailadres voor inkomende facturen vinden onder Instellingen > Inkomend > Via e-mail. Meer informatie over deze functionaliteit vind je hier.
Drag & Drop functie
In Billtobox open je de pagina die overeenkomt met het type documenten dat je wilt importeren (inkomende of uitgaande facturen of het Doc Center voor andere documenten). Selecteer de documenten die je wilt importeren en sleep ze vanuit je computer naar het Billtobox scherm.
Leveranciers uitnodigen
Met Billtobox kun je leveranciers uitnodigen om elektronische facturen rechtstreeks naar het platform te sturen via e-mail of via het Peppol-netwerk. Om een leverancier uit te nodigen facturen rechtstreeks naar jouw platform te sturen, is het handig als je ze toevoegt op je platform. Hoe je dat doet, lees je in dit artikel. Het kan ook zijn dat je een lijst met leveranciers hebt, ook deze kun je in één keer toevoegen, hoe je dat doet, lees je hier.
Wanneer je de leveranciers hebt toegevoegd, is het tijd om ze uit te nodigen. Dit doe je via je Leveranciers & Klanten in het menu aan de linkerkant. Je gaat naar je leveranciers en ziet hier in de paarse balk een knop met Invite your supplier.
Als je hierop klikt komt er een e-mail tevoorschijn, deze kun je dan kopiëren en versturen vanuit je eigen mail. Dit gebeurt op deze manier omdat jij dan met je leverancier communiceert en niet het platform zelf. Een uitgebreide uitleg van deze functie vind je hier.
OCR met validatie
Zodra je facturen in Billtobox hebt verzameld, worden alle gegevens van pdf-bestanden en foto’s van facturen (via de app) herkend door onze automatische OCR en door middel van manuele validatie aangevuld. Als de OCR klaar is met zijn werk, kun je zelf de facturen nakijken of corrigeren en vervolgens doorsturen. Meer weten over de OCR? Ga dan naar deze pagina.
Netwerk-facturen (onder andere Peppol)
Unifiedpost heeft veel leveranciers van Billtobox gebruikers rechtstreeks aangesloten zodat ze onderling elektronische facturen kunnen verzenden. Daarnaast heeft Unifiedpost netwerkkoppelingen met andere Billing Service Providers en het Peppol-netwerk. Het Peppol-netwerk wordt beheerd door de Nederlandse Peppol autoriteit. De NPa maakt het mogelijk dat organisaties via dit netwerk elektronisch facturen verzenden. Als je tijdens je inschrijving op Billtobox voldoende gegevens invult, wordt je gratis aangemeld op het Peppol-netwerk voor het verzenden van facturen.