Je kan verkoopfacturen naar de accountant verzenden zonder ze (opnieuw) te verzenden naar de klant (zelfs indien ze afkomstig zijn van externe software). Om dit te doen volg je onderstaande stappen.
Stappen:
Ken de gebruikersrol Facturen archiveren toe
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Gebruikers.
Klik op de gebruiker en activeer de optie Verkoopfacturen archiveren zonder levering aan de klant.
De optie 'Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar de Apps' desactiveren
Controleer of deze optie gedeactiveerd is om te voorkomen dat een rechtstreeks gearchiveerd document naar de Apps en dus naar de accountant wordt verzonden.
Ga naar je Instellingen en vervolgens Uitgaand.
Ga naar Archief en desactiveer de optie Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar Apps
Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten
In je instellingen, ga naar Automatisering
Bij Facturen direct archiveren kies je de betaalstatus (onbekend of betaald) van een document die via deze methode werd gearchiveerd.
Nota: indien je een facturatiesoftware gebruikt kan je hier je API sleutel creëren om documenten via de software rechtstreeks te archiveren. Je voert deze 'sleutel' in op je softwareprogramma om de koppeling met Billtobox te maken. Meer informatie daarover vind je terug in de documentatie van je softwareprogramma.
Archiveren zonder naar de klant te verzenden
In de module Verkopen kan je je facturen op 2 manieren archiveren:
Door middel van een grote selectie van verkoopfacturen (Verkopen):
Via de knop Archief vanop de factuur detailpagina:
Documenten die werden opgeladen via de archiefconnector (API-sleutel), worden direct gearchiveerd indien:
Het XML-bestand geldig is;
Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd;
Alle metadata aanwezig is.
Opmerking: als niet alle metadata aanwezig is worden de documenten naar de overeenkomstige module (aankopen of verkopen) verzonden. De gebruiker dient dan de ontbrekende gegevens handmatig in te vullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrollen Archiveer facturen en Archief verkoopfacturen bezitten.
Als een klant of leverancier van een factuur reeds is toegevoegd op je account wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.