Je kunt uitgaande facturen naar de accountant verzenden zonder ze (opnieuw) te verzenden naar de klant (zelfs indien ze afkomstig zijn van externe software). Om dit te doen volg je onderstaande stappen.
Stappen:
1) Ken de gebruikersrol Archiveer uitgaande facturen toe
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Gebruikers.
Klik op de gebruiker en activeer de optie Archiveer uitgaande facturen.
2) De optie 'Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar VASsen' activeren
Elk direct gearchiveerd document wordt hiermee verzonden naar de 'VASsen'. Als je Accounting App actief is worden al je documenten dus verzonden naar de boekhouder.
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Uitgaand.
Ga naar Archief en activeer de optie Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar VASsen
/!\ Waarschuwing /!\
Als deze optie NIET actief is worden je documenten niet doorgestuurd naar de accountant. Je kunt ze daarna niet meer doorsturen. Zorg ervoor dat je deze optie OP VOORHAND activeert.
3) Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten
Wanneer je uitgaande facturen doorstuurt naar je accountant is het belangrijk dat je de betaalstatus meegeeft met de factuur. Hoe je dat doet, zie je hieronder.
In de Automatisering instellingen, ga je naar Archiveer facturen direct. Bij 'Financiële status van gearchiveerde documenten' kies je de betaalstatus (onbekend of betaald) van een document welke via deze methode werd gearchiveerd.
4) Archiveren zonder naar de klant te verzenden
In de module Uitgaand kun je je facturen op 2 manieren archiveren:
Door middel van een selectie van meerdere verkoopfacturen:
Via de knop Archief, deze vind je op de factuur detailpagina:
Documenten die werden geüpload via de archiefconnector (API-sleutel), worden direct gearchiveerd indien:
Het XML-bestand geldig is;
Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd;
Alle metadata aanwezig is.
Opmerking: als niet alle metadata aanwezig is worden de documenten naar de overeenkomstige module (inkomend of uitgaand) verzonden. De gebruiker dient dan de ontbrekende gegevens handmatig in te vullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrechten Archiveer inkomende facturen en Archief uitgaande facturen bezitten.
Als een klant of leverancier van een factuur reeds is toegevoegd op je account wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.