Je kunt uitgaande facturen naar de accountant verzenden zonder ze (opnieuw) te verzenden naar de klant (zelfs indien ze afkomstig zijn van externe software). Om dit te doen volg je onderstaande stappen.
Stappen:
Ken de gebruikersrol Archiveer uitgaande facturen toe
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Gebruikers.
Klik op de gebruiker en activeer de optie Archiveer uitgaande facturen.
De optie 'Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar de VASsen' activeren
Elk direct gearchiveerd document wordt hiermee verzonden naar de VASsen. Als je accounting app actief is worden al je documenten dus verzonden naar de boekhouder.
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Uitgaand.
Ga naar Archief en activeer de optie Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar VASsen
Waarschuwing
Als deze optie NIET actief is worden je documenten niet doorgestuurd naar de accountant. Je kunt ze daarna niet meer doorsturen. Zorg ervoor dat je deze optie OP VOORHAND activeert.
Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten
In de Automatisering instellingen, ga naar Archiveer facturen direct. Bij Financiële status van gearchiveerde documenten kies je de betaalstatus (onbekend of betaald) van een document die via deze methode werd gearchiveerd.
Nota
Indien je een facturatiesoftware gebruikt kun je hier je API sleutel creëren om documenten via de software rechtstreeks te archiveren. Je voert deze 'sleutel' in op je softwareprogramma om de koppeling met Billtobox te maken. Meer informatie daarover vind je terug in de documentatie van je softwareprogramma.
Archiveren zonder naar de klant te verzenden
In de module Uitgaand kun je je facturen op 2 manieren archiveren:
Doormiddel van een grote selectie van uitgaande facturen:
Via de knop Archief welke je vind op de factuur detailpagina:
Documenten die werden geüpload via de archiefconnector (API-sleutel), worden direct gearchiveerd indien:
Het XML-bestand geldig is;
Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd;
Alle metadata aanwezig is.
Opmerking: als niet alle metadata aanwezig is worden de documenten naar de overeenkomstige module (inkomend of uitgaand) verzonden. De gebruiker dient dan de ontbrekende gegevens handmatig in te vullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrollen Archiveer inkomende facturen en Archiveer uitgaande facturen bezitten.
Als een klant of leverancier van een factuur reeds is toegevoegd op je account wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.
Een reeds gearchiveerde factuur via Peppol naar je klant sturen
Eens een factuur gearchiveerd is, kan ze niet meer gedearchiveerd en rechtstreeks verzonden worden, ook niet via Peppol. Als je toch een factuur moet afleveren die zonder verzending in de archief terechtkwam:
Verwijder de gearchiveerde factuur, of behoud ze voor je administratie als je ze niet moet verwijderen.
Maak de factuur opnieuw aan als een nieuwe verkoopfactuur.
Zet het afleverkanaal op OpenPeppol.
Verzend de factuur.
Als je de factuur via de archiveringsconnector geïmporteerd hebt, houd er dan rekening mee dat deze importmethode de factuur altijd rechtstreeks in de archief opslaat zonder ze te verzenden. Om een factuur via Peppol naar een klant te sturen, maak of importeer ze in plaats daarvan als verkoopfactuur, met OpenPeppol geselecteerd als kanaal voor het verzenden.
Mijn gearchiveerde facturen komen niet aan bij mijn accountant
Als je de optie Verstuur gearchiveerde documenten naar apps geactiveerd hebt (zie de stappen hierboven) en gearchiveerde facturen nog steeds niet bij je accountant verschijnen, kan je ze manueel opnieuw verzenden:
Ga naar Documenten, dan Concepten.
Filter de lijst om de facturen te vinden die je opnieuw wil verzenden. Dit is vooral nuttig bij grotere selecties.
Selecteer de documenten via het selectievakje naast elke lijn.
Klik op Bulkacties, dan Verzenden naar boekhouding (selectie).
Opmerking
Na deze actie keert de pagina automatisch terug naar de ongefilterde documentenlijst. Als je selectie meerdere pagina's omvat, gebruik dan de terugknop van je browser om terug te keren naar je gefilterde weergave en herhaal de stappen voor de resterende pagina's.
Komen de facturen na deze stappen nog steeds niet aan bij je accountant? Neem dan contact op met support. Er kan een probleem zijn dat deze verzendactie niet kan oplossen.