Je kan verkoopfacturen naar de accountant verzenden zonder ze (opnieuw) te verzenden naar de klant (zelfs indien ze afkomstig zijn van externe software). Om dit te doen volg je onderstaande stappen.
Stappen:
Ken de gebruikersrol Facturen archiveren toe
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Gebruikers.
Klik op de gebruiker en activeer de optie Verkoopfacturen archiveren zonder levering aan de klant.
De optie 'Stuur direct gearchiveerde documenten ook door naar de Apps' activeren
Elk direct gearchiveerd document wordt hiermee verzonden naar de 'Apps'. Als je 'Accounting App' actief is worden al je documenten dus verzonden naar de boekhouder.
Ga naar je Instellingen en klik vervolgens op Uitgaand.
Ga naar Archiveren en activeer de optie Verkoopfacturen die zijn gearchiveerd zonder levering aan de klant, worden doorgestuurd naar je accountant
/!\ Waarschuwing /!\
Als deze optie NIET actief is worden je documenten niet doorgestuurd naar de accountant. Je kan ze daarna niet meer doorsturen. Zorg ervoor dat je deze optie OP VOORHAND activeert.
Kies de betaalstatus van gearchiveerde documenten
In de instellingen Automatisering, ga naar Facturen direct archiveren. Bij Financiële status van gearchiveerde documenten kies je de betaalstatus (onbekend of betaald) van een document die via deze methode werd gearchiveerd.
Nota: Indien je een facturatiesoftware gebruikt kan je hier je API sleutel creëren om documenten via de software rechtstreeks te archiveren. Je voert deze 'sleutel' in op je softwareprogramma om de koppeling met Billtobox te maken. Meer informatie daarover vind je terug in de documentatie van je softwareprogramma.
Archiveren zonder naar de klant te verzenden
De hieronder beschreven procedure is voor het archiveren van facturen die je handmatig selecteert. Om alle facturen van een klant automatisch te archiveren, volg deze procedure.
In de module Verkopen kan je je facturen op 2 manieren archiveren:
Doormiddel van een selectie van verkopen:
Via de knop Archiveren vanop de factuur detailpagina:
Documenten die werden opgeladen via de archiefconnector (API-sleutel), worden direct gearchiveerd indien:
Het XML-bestand geldig is;
Het document geen duplicaat is én de instelling Blokkeer het verzenden van dubbele documenten is geactiveerd;
Alle metadata aanwezig is.
Opmerking: als niet alle metadata aanwezig is worden de documenten naar de overeenkomstige module (aankopen of verkopen) verzonden. De gebruiker dient dan de ontbrekende gegevens handmatig in te vullen voordat hij kan archiveren. Hiervoor moet de gebruiker de gebruikersrollen Archiveer facturen en Archief verkoopfacturen bezitten.
Als een klant of leverancier van een factuur reeds is toegevoegd op je account wordt de koppeling automatisch uitgevoerd.