Wanneer je een factuur uploadt, gaat Billtobox onmiddellijk aan de slag: lezen, verwerken en klaarmaken voor controle. Maar soms lijkt een factuur grijs of geblokkeerd zonder verder te gaan. Dit artikel legt uit waarom dat gebeurt en wat je kan doen om dit op te lossen.
Waarom lijkt mijn factuur geblokkeerd / grijs?
Er zijn enkele veelvoorkomende redenen waarom een factuur inactief of onbeweeglijk kan lijken:
Ze is niet echt geblokkeerd. Controleer eerst de status.
Een factuur met status Betaald of die gearchiveerd is, kan grijs lijken terwijl er niets mis is. Zodra een factuur een van deze eindstatussen bereikt, is ze niet meer bewerkbaar, wat er hetzelfde kan uitzien als een geblokkeerde factuur. Controleer eerst de statuslabel van de factuur voor je verder zoekt. Staat er al Betaald of Gearchiveerd, dan is geen actie nodig.
OCR is nog aan het verwerken
Wanneer je een PDF of gescande factuur uploadt, leest Billtobox deze automatisch met OCR (optische tekenherkenning) om belangrijke gegevens zoals bedragen, datums en leveranciersgegevens te extraheren. Dit duurt meestal enkele minuten, maar complexe of slechte scans kunnen langer duren. Tijdens dit proces lijkt de factuur grijs en is ze nog niet bewerkbaar. Dat is normaal.
Wachtrij voor verwerking
Tijdens drukke periodes kan het systeem een korte vertraging ondervinden bij het verwerken van nieuw geüploade documenten. Je factuur staat in de wachtrij en wordt binnenkort verwerkt, je hoeft nu niets te doen.
Wat kan je doen?
Is je factuur grijs, probeer dan deze stappen voor je contact opneemt met support:
Wacht een uur. De meeste verwerkingsproblemen lossen zichzelf op. Geef het systeem de tijd om de OCR of de wachtrij af te werken.
Vernieuw de pagina. Herlaad na het wachten je factuurlijst. De status kan al bijgewerkt zijn zonder dat de pagina dit toont.
Probeer opnieuw te uploaden. Is de factuur na 30 minuten nog steeds grijs en zie je geen duplicaat, upload ze dan opnieuw. Zorg dat het bestand een duidelijke PDF van goede kwaliteit is.
Heb je het document niet op je computer, ga dan naar Ontvangen bestanden > klik op het oogicoon om het document op te slaan op je computer > upload het opnieuw.
Wanneer contact opnemen met support
Is je factuur al meer dan 2 uur geblokkeerd en heeft geen van bovenstaande stappen geholpen, neem dan contact op met het Billtobox-supportteam.
Voeg bij je contactaanvraag een screenshot van het geblokkeerde document toe. Zo kan het team snel onderzoeken en je factuur deblokkeren zonder onnodig heen-en-weer.
Blijft een document in je lijst Taken staan, zelfs nadat het gearchiveerd en als betaald gemarkeerd is, dan moet een medewerker dit manueel verwijderen. Voeg een screenshot en de documentreferentie toe wanneer je contact opneemt met support.
FAQ
Kan ik een geblokkeerde factuur verwijderen?
Nee. Om een factuur te verwijderen, moet je contact opnemen met support en een medewerker vragen om ze te verwijderen. Voeg je klantnummer toe (bovenaan links in je Billtobox-account, onder je bedrijfsnaam), samen met een screenshot van het betreffende document.