L'auto-facturation permet à un client de créer des factures ou des notes de crédit au nom d'un fournisseur.
Cette configuration est juridiquement valable dans de nombreux pays, mais elle s'accompagne de conditions et de responsabilités strictes.
Cet article explique ce qu'est l'auto-facturation, comment elle fonctionne dans Billtobox et ce que vous devez configurer avant de l'utiliser.
Qu'est-ce que l'auto-facturation ?
L'auto-facturation est un arrangement où le client crée la facture au lieu du fournisseur. Même si le client crée le document, il est toujours considéré comme une facture fournisseur d'un point de vue comptable et juridique.
Cela nécessite un accord préalable entre le client et le fournisseur.
Dans Billtobox :
Le client crée la facture
La facture apparaît dans les Factures d'Achat du client
Une fois envoyée, le même document apparaît dans les Factures de Vente du fournisseur
Important
L'auto-facturation n'est autorisée que si les deux parties y ont explicitement consenti par le biais d'un mandat formel. Si ce n'est pas le cas, l'auto-facturation peut entraîner des problèmes de conformité juridique et fiscale. Si vous n'êtes pas sûr d'être autorisé à pratiquer l'auto-facturation, consultez toujours votre comptable en premier lieu et alignez-vous avec vos partenaires commerciaux.
Configuration requise avant de pouvoir pratiquer l'auto-facturation
Avant de créer des documents d'auto-facturation, vous devez d'abord :
1. Activer les types de documents d'auto-facturation Peppol
Accédez aux paramètres Informations d'inscription Peppol
Activez les types de documents auto-facturés
Cliquez sur Mettre à jour les paramètres
Sans l'activation de ces types de documents, vous ne pourrez pas envoyer vos factures/notes de crédit d'auto-facturation vers Peppol.
2. Créer une série de numérotation dédiée (pour les fournisseurs en auto-facturation uniquement)
Les documents auto-facturés doivent utiliser une séquence de numérotation de factures distincte. Cette séquence doit être différente de vos factures de vente régulières et être alignée avec les attentes du fournisseur.
Accédez à vos paramètres d'Achats.
Sous Créer des factures en ligne, configurez une nouvelle séquence pour la numérotation automatique des factures d'auto-facturation et des notes de crédit d'auto-facturation.
La numérotation de vos factures auto-facturées sera créée automatiquement en fonction de la série configurée.
Créer un document en auto-facturation
Vous pouvez créer des factures ou des notes de crédit auto-facturées sur Billtobox.
Pour créer un document auto-facturé :
Accédez à vos Factures d'achat.
Cliquez sur Créer une nouvelle facture en auto-facturation.
Sélectionnez le bon type de document (facture ou note de crédit en auto-facturation).
Sélectionnez un fournisseur.
Entrez les informations pertinentes comme la date du document, les produits, les montants, la TVA.
Cliquez sur Sauvegarder.
Depuis vos Factures d'achat, sélectionnez le document, puis cliquez sur Envoyer.
Note
Les documents auto-facturés seront envoyés via le canal de livraison configuré pour votre fournisseur. Si aucun canal de livraison n'est configuré, la livraison échouera.
→ En savoir plus sur la configuration des canaux de livraison
Après l'envoi, le document apparaît dans vos Factures d'achat. Si votre fournisseur est un utilisateur Billtobox, il le recevra dans ses Factures de vente.
Importer des documents auto-facturés
Les documents auto-facturés peuvent également être importés en facture électronique, tout comme les factures/notes de crédit classiques.
Après l'importation d'un document auto-facturé, il passera par l'OCR. Nous vous conseillons de vérifier que l'OCR a détecté le document comme auto-facturé avant d'approuver un document. Pour éviter d'avoir à vérifier manuellement ces documents, nous recommandons de créer vos documents auto-facturés comme expliqué ci-dessus.
Notes importantes
Vérifiez le canal de livraison de votre partenaire commercial avant d'envoyer un document en auto-facturation.
Les documents en auto-facturation utilisent une série de numérotation distincte. Mettez-vous d'accord sur la série de numérotation avec vos partenaires commerciaux concernés.
Vérifiez toujours si l'OCR a correctement détecté votre type de document comme auto-facturé.
L'auto-facturation se comporte différemment de la facturation standard. Ne mélangez pas les deux flux sans en comprendre tous les tenants et aboutissants.
FAQ
Comment puis-je voir si un document en auto-facturation a été correctement envoyé vers Peppol ?
Pour confirmer qu'une facture a été envoyée, consultez l'onglet Historique dans les détails du document. De là, vous verrez si vos documents ont été envoyés avec succès ou non.
Puis-je utiliser l'auto-facturation sans mandat ?
Non. Un accord formel est obligatoire. Sans cela, les factures peuvent être juridiquement invalides.
Les factures auto-facturées apparaissent-elles dans les Factures d'achat ou de vente ?
Elles apparaissent dans les Factures d'achat pour le créateur (le client) et dans les Factures de vente pour le destinataire (le fournisseur).
Puis-je auto-facturer des notes de crédit ?
Oui. Les mêmes règles s'appliquent que pour les factures auto-facturées.
Puis-je pratiquer l'auto-facturation avec Peppol ?
Oui, à condition que les deux parties soient correctement inscrites sur Peppol.