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Qu'est ce que Peppol?
Peppol est un réseau facilitant l'échange de documents d'affaires (p. ex. factures) électroniques entre les PME (et les gouvernements) d'Europe, sans intervention manuelle des parties impliquées.
Peppol assure qu'un ensemble de standards (informations contenues dans les documents) soient respectés afin d'uniformiser les échanges.
Un client souhaitant facturer le gouvernement Flamand ou Bruxellois devra fournir des factures électroniques. Dans ce cas, les documents devront obligatoirement passer par le réseau Peppol.
Il s'agit d'une initiative à but non-lucratif établie entre l'Union Européenne et les États membres.
Quel rôle joue Billtobox avec Peppol?
Billtobox est un point d'accès Peppol et peut être utilisé pour envoyer des factures électroniques vers des clients membres Peppol.
Chaque fournisseur ou client utilisant le réseau peut choisir son point d'accès préféré pour envoyer et recevoir des factures avec des entreprises ou gouvernements qui utilisent un autre point d'accès.
Comment livrer une facture électronique à un client Peppol?
Lorsque vous souhaitez envoyer une facture via Peppol, vous devrez passer par 3 étapes:
Pour créer le client:
Rendez-vous dans Clients & Fournisseurs.
Cliquez sur Ajouter.
Complétez le type de client, nom, numéro BCE et/ou TVA. Le système vérifie alors la base de donnée Peppol afin de détecter si le client est membre et, le cas échéant, collecter ses informations les plus récentes. Choisissez Peppol comme canal.
Note: vous pouvez retrouver toutes ces informations dans le répertoire Peppol : https://directory.peppol.eu/public
Attention: si vous devez insérer le numéro de matricule au lieu du numéro de TVA dans la fiche de votre client, celui-ci devra être indiqué dans la case TVA.
Sauvegardez. Une fenêtre vous demande si vous souhaitez également mettre à jour le canal de livraison pour les brouillons de facture addressées à ce client.
Créer (ou uploader) votre facture sur Billtobox
Vous pouvez importer votre facture de vente dans Billtobox ou la créer directement depuis la plateforme.
Notes:
Afin d'envoyer une facture via Peppol, vous devrez compléter le n° de PO.
Si vous importez vos factures, vérifiez les informations receuillies par l'OCR (le nom du client doit être identique à celui enregistré dans la fiche client) et que le canal de livraison est bien réglé sur OpenPeppol.
Une fois votre facture sur Billtobox, vous n'aurez plus qu'à l'envoyer à votre client...
Envoyer la facture
Dans le menu Factures de vente, sélectionnez la facture destinée au client Peppol et cliquez sur Envoyer.
Votre facture est alors livrée directement au client via Peppol. Le statut d'échéance et d'envoi au comptable confirment la livraison du document.
À chaque fois que vous enverrez une facture à un client Peppol, une vérification sera effectuée dans la base de données Peppol afin de vérifier que le client est toujours bien membre et que la livraison est possible.
Vérifier si la facture est envoyée
Pour vérifier si une facture (ou note de crédit) a bien été livrée via Peppol:
Allez dans Factures de vente
Cliquez sur une facture
Allez dans l'onglet Historique
Vous y verrez tous les évènements de votre facture, notamment:
"Livraison en cours via OpenPeppol" -> la facture est en cours d'envoi
"Livraison via OpenPeppol mise à jour : No errors. openpeppol: Delivery requested." -> la livraison de la facture a été transmise à Peppol mais pas encore confirmée comme reçue
"Livraison via OpenPeppol mise à jour : No errors. openpeppol: Delivered to service." -> la facture a été correctement transmise via Peppol.
Remarque : la livraison effective de la facture peut prendre plusieurs jours ouvrables.