Inhoudsopgave:
Activatie van een klant
Volg de onderstaande stappen om de Billtobox-account van je klanten te activeren:
Ga naar het menu Klanten
Klik op Nieuwe klant
Vul de gegevens van je klant in
Om het doorsturen van documenten in te stellen:
Schakel Documenten delen met accountant in
Kies het bezorgkanaal, bijvoorbeeld Billtobox Files
Voer je e-mailadres in (moet overeenkomen met het adres die je gebruikt om in te loggen op Billtobox Files)
Jouw klant is nu toegevoegd aan je lijst.
Nu moet je ze uitnodigen om hun Billtobox account te activeren. U kunt dit doen door op de drie stippen te klikken en vervolgens Uitnodigingsmail verzenden:
Zodra het account van uw klant is aangemaakt, zijn er twee nieuwe opties beschikbaar door op de drie stippen te klikken:
Naar Billtobox klant gaan: zo gaat u naar de Billtobox account van uw klant.
Naar Billtobox Files: zo opent u de webinterface van Billtobox Files voor die klant
Ga naar documenten: zo gaat u naar de documenten van uw klant in de console.
Verwijderen: verwijdert de klant
Activatie van meerdere klanten
Om een groot aantal accounts sneller te activeren, kan je je klanten importeren met behulp van de onderstaande spreadsheet.
Vul de spreadsheet in en respecteer de volgende instructies:
A. Client name - alfanumeriek
B. Address - alfanumeriek
C. ZIP - alfanumeriek
D. City - alfanumeriek
E. Country - alle landsnamen van volledige lengte worden ondersteund in alle talen en alle hoofdletters / kleine letters (zoals: france, frankrijk, francE, enz.); Afkortingen van 2 letters worden in alle hoofdletters ondersteund (zoals: fR, FR, fr, rO, RO)
F. KBO/KVK/SIREN - KBO is voor klanten uit België - numeriek: 10 cijfers, KVK is voor klanten uit Nederland - numeriek: 8 cijfers; SIREN is voor klanten uit Frankrijk - numeriek: 9 cijfers
G. VAT - optioneel voor België, maar als er geen KBO is, wordt btw verplicht. Optioneel voor Nederland, Frankrijk. Voor andere landen die geen SIREN, KBO of KVK hebben, is de btw verplicht (als Roemenië bijvoorbeeld als land is geselecteerd, is btw verplicht)
H. IBAN - FR + 9 cijfers + 1 letter + 2 cijfers (voor Frankrijk), BE + 14 cijfers (voor België), NL + 2 cijfers + 4 letters + 10 cijfers (voor Nederland)
I. BIC - optioneel (alfanumeriek)
J. Language (van uw klant) - moet de volgende indeling volgen: nl, nL, NL, Nl, nederlands, Nederlands, Dutch, EN, en, en, En, anglais, Anglais, Engels, enz.
K. Contact name - alfanumeriek
L. Contact language - moet de volgende indeling volgen: nl, nL, NL, Nl, nederlands, Nederlands, Dutch, EN, en, en, En, anglais, English, Engels, enz.
M. Contact email - geldig als de volgende tekens aanwezig zijn: "@" en "."
N. Assignee emails - optioneel (als gegevens zijn ingevuld, is het veld geldig als de volgende tekens aanwezig zijn: "@" en "."
Ga naar het menu Klanten
Klik op Klanten uploaden
Selecteer je ingevulde Excel-bestand (of sleep het naar het importgebied) en klik op Standaard om de velden automatisch te matchen.
Opmerking: als je het voorbeeldbestand die beschikbaar is op het platform en onderaan dit artikel niet gebruikt, moet je de overeenkomstige velden afstemmen op de kolommen van het bestand. Klik op Mapping opslaan voordat je opslaat om te voorkomen dat je de velden de volgende keer die je een klant uploadt handmatig opnieuw moet matchen.
Sla op.
Indien er fouten worden gedetecteerd in het importbestand, worden deze weergegeven:
De fouten vertellen je waar de problemen vandaan komen. Controleer de kolommen van het Excel-bestand voordat je het opnieuw probeert.
Indien er geen fout wordt gevonden, worden de klanten automatisch geïmporteerd.
klik op Uitnodigingsmail verzenden voor Billtobox