Wanneer je papieren facturen scant, kan het zijn dat je een PDF-document krijgt met meerdere facturen.
Geen probleem, upload je PDF met deze facturen naar het platform via:
Het menu Inkomend
Klik op de knop Meerdere documenten in 1 bestand
Opmerking: de hieronder beschreven methode is ook geldig als je per e-mail een document in PDF-formaat ontvangt met meerdere inkomende facturen in één bestand. Het is met uitgaande facturen niet mogelijk om deze te splitsen.
Waar kan ik mijn inkomende factuur splitsen?
Klik in je lijst van inkomende facturen op het document dat je zojuist hebt opgeladen, met status Meerdere documenten in 1 bestand:
Door op het document te klikken, wordt het splitsfactuurscherm opgeladen:
Document splitsen
Automatisch splitsen
Je kunt de documenten per 'Enkele pagina', per 'Twee pagina's', of 'handmatig selecteren' verdelen. Je kunt je keuze doorgeven in het drop down venster.
En op de knop Nieuw document maken te klikken
Handmatig splitsen
Je hebt de mogelijkheid om zelf aan te geven welke pagina's van het bestand een nieuw document moeten vormen. In het dropdown venster kies je voor 'handmatig splitsen'
Een pagina wordt ge(de-)selecteerd door erop te klikken
(blauwe achtergrond: geselecteerd | witte achtergrond: niet geselecteerd)
Door op de knop Nieuw document maken (n) te klikken, wordt een nieuw document aangemaakt op basis van je selectie.
Vergroot de paginaweergave
Om een pagina groter weer te geven, klik je op het vergrootglas dat op de pagina verschijnt door met de muis over de pagina te gaan.
Overzicht nieuwe documenten
De nieuwe documenten verschijnen in een lijst op het scherm en bieden een overzicht van de manier waarop het oorspronkelijk document gesplitst zal worden.
In het geval van een fout kun je helemaal opnieuw beginnen door op Selectie ongedaan maken te klikken.
Opslaan / Annuleer splitsen / Doorgaan zonder splitsen
Via de lichtblauwe balk kun je het splitsen bevestigen:
Opslaan : De pagina wordt afgesloten en de lijst met inkomende facturen wordt opnieuw opgeladen. Indien er nieuwe documenten zijn aangemaakt, worden deze bewaard en verschijnen ze afzonderlijk in de lijst met inkomende facturen. Het originele document is verplaatst naar de Prullenbak van je inkomende facturen.
Annuleer splitsen : De pagina wordt afgesloten en de lijst met inkomende facturen wordt opnieuw opgeladen. Alle aangemaakte documenten worden verwijderd.
Doorgaan zonder splitsen : het hele document wordt beschouwd en geïmporteerd als 1 factuur.
OCR
Let op: wanneer je OCR op actief hebt staan, worden alle bestanden als 1 bestand gelezen, ook als deze meerdere pagina's bevat. Zodra het document de status 'te accepteren' krijgt, dan kan je het document splitsen. De gesplitste documenten worden opnieuw met OCR verwerkt.
Meer uitleg over het OCR proces lees je hier.