De offertefunctie in Billtobox helpt ondernemers bij het maken van offertes voor hun potentiële klanten. Dit artikel legt uit hoe je offertes kan maken en beheren.
Inhoudsopgave:
Een offerte maken
Om een nieuwe offerte te maken:
Ga naar het menu Offerte.
Klik op Nieuwe offerte maken.
Vul de offertegegevens in:
Selecteer de offertedatum
Stel een geldigheidsdatum in
Geef een nummer
Voeg een PO-nummer toe (optioneel)
Selecteer de taal van de offerte
Selecteer een bestaande klant of maak een nieuwe aan
Voeg productinformatie toe (of selecteer producten uit jouw productcatalogus door de naam van een product te typen in het veld Dienst):
Beschrijving
Tarief/prijs
Uur/Aantal
Eenheid
Btw %
Korting % (optioneel)
Voeg een opmerking toe (optioneel)
Klik op Opslaan om je offerte op te slaan als concept.
Wanneer je een offerte opslaat, krijgt deze de conceptstatus, waardoor je verdere wijzigingen kan aanbrengen voordat je het naar je klant stuurt.
Een offerte versturen via e-mail
Om een offerte via e-mail naar je klant te sturen:
Ga naar het menu Offerte.
Zoek de offerte die je wil versturen.
Klik op Versturen.
In het pop-upvenster dat verschijnt:
Voeg één of meerdere e-mailadressen toe
Voeg indien nodig CC-ontvangers toe
Klik op Versturen om de offerte te verzenden.
Een offerte omzetten naar een factuur
Zodra je klant een offerte accepteert, kan je deze eenvoudig omzetten naar een factuur:
Ga naar het menu Offerte.
Zoek de offerte die je wil omzetten.
Klik op de optie Omzetten naar factuur.
De factuur staat in conceptstatus in je lijst met verkoopfacturen. Je kan deze nog bewerken voordat je het verstuurt.
De offertestatus wordt bijgewerkt om aan te geven dat deze is omgezet naar een factuur.
Offertestatus wijzigen
Je kan de status van een offerte bijwerken om de voortgang ervan bij te houden:
Ga naar het menu Offerte.
Klik op de offerte waarvan je de status wilt wijzigen om de details te bekijken.
Klik op Status en selecteer vervolgens een van de beschikbare statussen:
Geannuleerd
In behandeling
In de wacht
Voltooid
Je offertes bekijken
Een lijst van al je gemaakte offertes is zichtbaar wanneer je het menu Offerte opent. Vanuit dit overzicht kan je het volgende zien:
Offertenummer
Offertedatum
Geldigheidsdatum
PO-nummer
Bedrag
Status
Een offerte bewerken
Om een bestaande conceptofferte te bewerken:
Ga naar het menu Offerte.
Zoek de offerte die je wilt bewerken.
Klik op Bewerken.
Breng je wijzigingen aan.
Klik op Opslaan.
Een offerte downloaden
Je kan jouw offerte in verschillende formaten downloaden:
Ga naar het menu Offerte.
Zoek de offerte die je wil downloaden.
Klik op Pdf om de offerte in PDF-formaat te downloaden of klik op Downloaden voor XML-formaat.
Een offerte verwijderen
Om een offerte te verwijderen:
Ga naar het menu Offerte om je lijst met offertes te bekijken.
Selecteer de offerte(s) die je wil verwijderen.
Klik op Verwijderen.
Bevestig je beslissing wanneer hierom wordt gevraagd.
Hou er rekening mee dat je alleen offertes kan verwijderen die in conceptstatus staan.
Veelgestelde vragen
Kan ik een offerte maken zonder een klant?
Nee, je moet een klant selecteren of aanmaken voordat je een offerte opslaat. Dit zorgt ervoor dat je offerte een ontvanger heeft wanneer je deze wilt versturen.
Wat gebeurt er met mijn offerte nadat ik deze heb omgezet naar een factuur?
De offerte blijft in je lijst met offertes staan met een bijgewerkte status die aangeeft dat deze is omgezet naar een factuur. Hierdoor blijven je gegevens bewaard terwijl je verder kan gaan met factureren.