Je leverancier kan je aankoopfacturen rechtstreeks naar je Billtobox sturen, zelfs indien hij geen Billtobox-account heeft. En dat zonder dat je hiervoor iets moet doen.
Dit gebeurt via je eigen unieke Billtobox e-mailadres. Alle documenten verzonden naar dat unieke e-mailadres komen automatisch in je Billtobox terecht.
Op het moment van je registratie op Billtobox worden automatisch 2 e-mailaccounts aangemaakt:
[email protected] (Billtobox hoofdadres)
[email protected] (Billtobox aliasadres - niet verwijderbaar)
Deze e-mailadressen kan je vinden onder Instellingen > Aankoopfacturen > Aankoopfacturen importeren > Via e-mail
Via de knop Voeg aliasadres toe heb je de mogelijkheid om een bijkomend aliasadres aan te maken.
Er verschijnt een nieuwe lijn. Je hoeft enkel de alias in te vullen (= het gedeelte voor @).
Ter info:
De alias moet uniek zijn over de hele community (= Alle Billtobox gebruikers)
Je kan zoveel aliassen configureren als nodig.
Vergeet je aanpassingen niet te bewaren bovenaan de pagina.
/!\ Waarschuwing /!\ Een leverancier kan meerdere facturen in dezelfde e-mail verzenden. Je moet deze documenten apart aanvaarden op Billtobox. Klik hier voor meer informatie.
Houd er rekening mee dat als Excel-, Word- en Powerpoint-bestanden die met de factuur binnen de e-mail staan, worden deze automatisch als bijlagen beschouwd en de factuur rechtstreeks in je factuurlijst wordt weergegeven:
In de details van de documenten verschijnen deze bestanden in de BIJLAGEN:
Nota: indien een leverancier je een email stuurt die geen bijlage bevat, krijg je een melding waarin je wordt geïnformeerd over het probleem met het e-mailadres van de verzender, zodat je weet met wie je contact moet opnemen om het probleem op te lossen.
Tip: je kan de inhoud van de e-mail aan het document toevoegen door de volgende instelling te activeren:
vanuit Instellingen > Aankoopfacturen > Aankoopfacturen importeren > Via e-mail
De body van de e-mail wordt dan als bijlage aan je factuur toegevoegd, in de vorm van een tekstbestand.
Afhankelijk van je e-mailclient, moet je mogelijk het verzoek bevestigen om e-mails automatisch door te sturen naar Banqup.
Dit is het type e-mail dat je kunt ontvangen, klik simpelweg op de link om de activering van automatisch doorsturen van e-mails te bevestigen (zorg er altijd voor dat je het e-mailadres van de afzender controleert, het moet van een vertrouwd domein zijn - laat je niet vangen door phishing-e-mails):