Lorsque vous téléchargez une facture, Billtobox se met immédiatement au travail : lecture, traitement et préparation en vue de la validation. Mais parfois, une facture apparaît grisée ou semble bloquée sans avancer. Cet article explique pourquoi cela arrive et ce que vous pouvez faire pour débloquer la situation.
Pourquoi ma facture est-elle bloquée / grisée ?
Il y a plusieurs raisons courantes pour lesquelles une facture peut sembler inactive ou ne pas répondre :
Elle n'est pas réellement bloquée. Vérifiez d'abord le statut.
Une facture marquée Payée ou qui a été archivée peut apparaître grisée alors que tout est normal. Une fois qu'une facture atteint un de ces statuts finaux, elle n'est plus modifiable, ce qui peut ressembler à une facture bloquée. Avant de chercher plus loin, vérifiez le statut affiché sur la facture. S'il indique déjà Payée ou Archivée, aucune action n'est nécessaire.
L'OCR est encore en cours de traitement
Lorsque vous téléchargez un PDF ou une facture scannée, Billtobox la lit automatiquement grâce à l'OCR (reconnaissance optique de caractères) afin d'en extraire les données clés (montants, dates, informations du fournisseur). Cela prend généralement quelques minutes, mais les scans complexes ou de mauvaise qualité peuvent prendre plus de temps. Pendant ce traitement, la facture apparaît grisée et n'est pas encore modifiable. C'est normal.
File d'attente de traitement
En période de forte activité, le système peut connaître un léger retard dans le traitement des documents nouvellement téléchargés. Votre facture est dans la file d'attente et sera traitée sous peu, aucune action n'est requise pour le moment.
Que pouvez-vous faire ?
Si votre facture est grisée, essayez ces étapes avant de contacter le support :
Patientez une heure. La plupart des problèmes de traitement se résolvent d'eux-mêmes. Laissez le temps au système de terminer l'OCR ou de traiter la file d'attente.
Actualisez la page. Après avoir patienté, rechargez votre liste de factures. Le statut a peut-être déjà été mis à jour sans que la page ne le reflète.
Essayez de la retélécharger. Si la facture est toujours grisée après 30 minutes et que vous ne voyez pas de doublon, téléchargez-la à nouveau. Assurez-vous que le fichier est un PDF clair et de bonne qualité.
Si vous n'avez pas le document sur votre ordinateur, vous pouvez aller dans Fichiers reçus > cliquer sur l'icône œil pour enregistrer le document sur votre ordinateur > le télécharger à nouveau.
Quand contacter le support
Si votre facture est bloquée depuis plus de 2 heures et qu'aucune des étapes ci-dessus n'a fonctionné, il est temps de contacter le support Billtobox.
Lorsque vous contactez le support, merci d'inclure une capture d'écran du document bloqué. Cela permet à l'équipe d'investiguer rapidement et de débloquer votre facture sans échanges inutiles.
Si un document reste visible dans votre liste Tâches même après avoir été archivé et marqué comme payé, un agent humain doit le retirer manuellement. Merci d'inclure une capture d'écran et la référence du document lorsque vous contactez le support.
FAQ
Puis-je supprimer une facture bloquée ?
Non. Pour supprimer une facture, vous devez contacter le support et demander à un agent humain de la supprimer. Merci d'inclure votre numéro client (visible en haut à gauche de votre compte Billtobox, sous le nom de votre entreprise), ainsi qu'une capture d'écran du document concerné.