Si vous souhaitez archiver une facture de vente, la faire parvenir à votre comptable mais SANS l'envoyer à votre client, vous devrez modifier quelques paramètres dans votre compte:
Ensuite, vous pourrez archiver vos factures sans les envoyer.
Attribuer le rôle utilisateur Archiver des factures de vente
Rendez-vous dans vos Paramètres puis Utilisateurs.
Choisissez à quel utilisateur vous souhaitez attribuer le rôle et activez l'option Archiver des factures de vente sans envoi au client.
Activer l'option Envoyer les documents archivés vers les Apps
Une fois cette option activée, tout document archivé directement sera envoyé vers les Apps (et donc si votre app comptabilité est active, vos factures partiront chez le comptable).
Rendez-vous dans vos Paramètres puis Ventes.
Descendez jusqu'à Archive et activez l'option Transmettre à mon expert-comptable les factures de vente qui ont été archivées sans envoi au client.
Avertissement
Si cette option n'est pas activée, vos documents seront archivés sans être envoyés aux clients MAIS ils ne seront pas envoyés au comptable (et vous ne pourrez plus les lui renvoyer par la suite). Veillez donc bien à impérativement activer cette option AVANT de passer à l'étape suivante.
Choisir le statut de paiement qu'aura un document archivé
Cette fois dans les paramètres d'Automatisation, rendez-vous dans Archiver le document. Dans Statut financier des documents archivés, vous pouvez choisir le statut (inconnu ou payé) qu'aura tout document après avoir été importé via la méthode décrite dans cette article (aussi connue sous le nom de connecteur à l'archive).
Note
Si vous utilisez un logiciel de facturation et souhaitez envoyer directement vos documents depuis ce logiciel vers l'archive, vous pourrez générer une clé API depuis cet écran en cliquant sur la double flèche. Cette clé API est à rentrer dans votre logiciel (consultez la documentation pour plus de détails) et servira à relier votre logiciel de facturation à Billtobox.
Archiver sans envoyer au client
La procédure décrite ci-dessous sert à archiver des factures que vous sélectionnez manuellement. Pour archiver automatiquement toute facture adressée à un client, suivez plutôt cette procédure.
Dans le module Factures de vente vous pouvez archiver vos factures de 2 façons:
Par action groupée depuis la liste de vos factures de vente
En cliquant sur le bouton Archive depuis les détails d'une facture
Les documents arrivant sur la plateforme par le connecteur à l'archive seront directement archivées si:
Le fichier xml est valide
Le document n'est pas un doublon (si le paramètre Bloquer l'envoi de doublons est sur on)
Toutes les métadonnées sont présentes
Note: si toutes les métadonnées ne sont pas complétées, les documents seront envoyés vers le menu correspondant (achats ou ventes). L'utilisateur devrait alors enrichir manuellement les données manquantes avant de pouvoir archiver. Pour ce faire, l'utilisateur doit avoir les rôles Archive des factures d'achat et Archive des factures de vente activés.
Si un client ou fournisseur d'une facture est reconnu parmi ceux déjà enregistrés dans votre compte, le lien sera fait automatiquement.
Envoyer une facture déjà archivée à votre client via Peppol
Une fois qu'une facture est archivée, elle ne peut plus être désarchivée puis envoyée directement, y compris via Peppol. Si vous devez tout de même délivrer une facture qui s'est retrouvée dans l'archive sans avoir été envoyée :
Supprimez la facture archivée, ou conservez-la pour vos archives si vous n'avez pas besoin de la supprimer.
Recréez la facture en tant que nouvelle facture de vente.
Réglez le canal de livraison sur OpenPeppol.
Envoyez-la.
Si vous avez importé la facture via le connecteur d'archivage, notez que cette méthode d'import enregistre toujours la facture directement dans l'archive sans l'envoyer. Pour envoyer une facture à un client via Peppol, créez-la ou importez-la plutôt comme facture de vente, en sélectionnant OpenPeppol comme canal avant l'envoi.
Mes factures archivées n'arrivent pas chez mon comptable
Si vous avez activé l'option Envoyer les documents archivés aux applications (voir les étapes ci-dessus) et que les factures archivées n'apparaissent toujours pas chez votre comptable, vous pouvez les renvoyer manuellement :
Allez dans Documents, puis Brouillons.
Filtrez la liste pour retrouver les factures à renvoyer. C'est particulièrement utile pour les sélections plus larges.
Sélectionnez les documents via la case à cocher en regard de chaque ligne.
Cliquez sur Actions groupées, puis Envoyer à la comptabilité (sélection).
Remarque
Après cette action, la page revient automatiquement à la liste non filtrée des documents. Si votre sélection s'étend sur plusieurs pages, utilisez le bouton retour de votre navigateur pour revenir à votre vue filtrée et répétez les étapes pour les pages restantes.
Si les factures n'arrivent toujours pas chez votre comptable après cela, contactez le support. Il pourrait y avoir un problème que cette action de renvoi ne peut pas résoudre.