Cet article décrit la logique de la structure des dossiers de Banqup Files.
Principe
L' (expert-)comptable reçoit les factures de ses clients dans un dossier spécifique à chaque client. Dans ce dossier, les factures d'achats et de ventes sont séparées dans des sous-dossiers.
Banqup Files retient quelles factures ont été réceptionnées.
Le comptable ou expert-comptable traite ces factures dans son logiciel comptable.
Pour indiquer que le document a bien été traité, le comptable déplace la facture vers un autre dossier.
Banqup Files compare cette facture avec celle qui a été réceptionnée, et envoie un signal à la plateforme pour indiquer que la facture a été traitée correctement.
Un dossier principal (= le vault) contient les dossiers clients
L'activation de Banqup Files génère le création d'un vault (dossier principal).
Ce vault de la fiduciaire est créé à l'activation du canal Banqup Files pour sa propre fiduciaire (plus d'informations à cette page).
Ce vault:
porte le numéro de TVA de la fiduciaire comme nom
contient tous les dossiers clients liés à la fiduciaire, ainsi que le dossier de la fiduciaire même (après activation de Banqup Files dans Tamtam).
Dossiers clients
Pour chaque client, un dossier client est créé à l'activation du canal Banqup Files pour ce client (plus d'informations à cette page).
Ce dossier client porte le nom du client + son numéro de TVA.
Logique des sous-dossier de chaque client
Après activation, une structure de dossiers est créée dans le dossier du client qui correspond à la plateforme. Idem pour la fiduciaire qui reçoit également un dossier pour ses propres fichiers, reprenant la structure de dossiers ci-dessous.
Dans le dossier du client, on distingue les factures d'achats (Accounts Payable) et les factures de ventes (Accounts Receivable).
Ces deux dossiers contiennent les sous-dossiers suivants:
Transfer: les factures envoyées vers le comptable se trouvent dans ce dossier.
Enriched_transfer: les factures traitées par le comptable sont déplacées par lui-même dans ce dossier. Après vérification sur la plateforme, le fichier est déplacé vers Enriched_archived (ou Enriched_error si une erreur est survenue).
Enriched_archived: les documents sont placés ici automatiquement après avoir envoyé le statut "traité" vers la plateforme. Ceci est le résultat d'un flux sans erreur.
Error: le comptable déplace ici les factures comprenant une erreur (duplicata, document illisible, document qui n'est pas une facture...). Après vérification sur la plateforme, le fichier est déplacé vers Enriched_archived (ou Enriched_error si une erreur est survenue).
Enriched_error: les documents sont placés ici automatiquement, lorsque le callback vers la plateforme a échoué.
Remarque: créer, renommer ou supprimer des répertoires
C'est techniquement possible mais fonctionnellement non autorisé de:
Créer de nouveaux dossiers. Ceci n'est pas fourni avec la licence gratuite de Banqup Files.
Renommer ou supprimer des dossiers existants. Dans ce cas, Banqup Files recréera le dossier modifié ou supprimé.