Si certains de vos fournisseurs n'ont pas de compte Billtobox, ils pourront tout de même vous envoyer vos factures d'achat directement dans votre compte Billtobox sans que vous n'ayez à intervenir.
Cela se fait simplement via une adresse email Billtobox dédiée.
Tous les documents envoyés à votre adresse email Billtobox arriveront automatiquement dans votre compte Billtobox.
Après l'enregistrement à Billtobox, 2 comptes email sont créés automatiquement, à savoir:
[email protected] (Compte principal Billtobox)
[email protected] (Alias Billtobox - non-supprimable)
Pour trouver vos adresses Billtobox, rendez-vous dans Paramètres > Factures d'achat > Réception des factures d'achat > Par e-mail
Le bouton Ajouter une adresse alias permet l'ajout d'adresses supplémentaires
Une nouvelle ligne apparaît. Il vous suffit de remplir l'alias (= la partie précédant @).
Pour info :
L'alias doit être unique pour toute la communauté Billtobox (= tous utilisateurs confondus)
Il n'y a pas de limites sur le nombre d'alias.
N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications en haut de la page.
/!\ Attention /!\ Si un fournisseur vous envoie plus d'une pièce jointe dans le même email, vous devrez filtrer les documents contenus dans l'email. >>> Cliquez ici pour consulter l'article de cette fonctionnalité.
Notez toutefois que si des fichiers Excel, Word, Powerpoint sont attachés à l'email avec une facture, ils seront automatiquement considérés comme annexes et la facture apparaîtra donc directement dans votre liste de factures avec une icône de trombone à côté:
Et dans les détails du document, ces fichiers apparaîtront dans la rubrique Pièces jointes:
Note: si un fournisseur vous envoie un email ne contenant aucune pièce jointe, vous recevrez une notification vous signalant le problème avec l'adresse email de l'émetteur afin que vous sachiez qui contacter pour régler le problème.
Astuce: vous pouvez choisir d'attacher le contenu de l'email au document en activant le paramètre suivant:
depuis vos Paramètres > Factures d'achat > Réception des factures d'achat > Par e-mail
Le corps de l'email sera alors ajouté en annexe à votre facture, sous forme de fichier texte.
Selon votre client de messagerie, vous pourriez devoir confirmer la demande pour transférer automatiquement les emails à Banqup.
Voici le type d'email que vous pourriez recevoir, cliquez simplement sur le lien pour confirmer l' activation de la redirection automatique des emails (assurez-vous toujours de vérifier l'adresse email de l'expéditeur, elle devrait provenir d'un domaine de confiance - ne tombez pas dans le piège des emails de phishing) :