Van boven naar beneden vind je hieronder een uitleg van de mappen. Of de mappen gebruikt worden, ligt aan het boekhoudpakket dat je hebt, bij elk boekhoudpakket zal de volgorde of flow van de mappen verschillend zijn:
Enriched_archived - In deze map vind je alle geboekte facturen terug.
Als je als accountant niet wil dat de klant de status ‘Geboekt’ ziet in zijn Billtobox archief, dan kan hij ervoor kiezen het systeem zo in te stellen in hun boekhoudpakket (dit verschilt per boekhoudpakket) dat de geboekte factuur niet naar de map Enriched_transfer maar direct naar Enriched_archived verzonden wordt. Door dit te doen komt de status van het document in Billtobox niet op ‘Geboekt’ te staan, maar blijft deze op ‘Doorgestuurd’ staan.
Enriched_error - documenten worden hier automatisch geplaatst, wanneer de callback naar Billtobox is mislukt.
Enriched_transfer - In deze map komen de elektronische facturen terecht nadat ze geboekt zijn in het boekhoudpakket.
Wanneer de documenten in Enriched_transfer komen, dan worden deze automatisch doorgestuurd naar Enriched_archived. Wanneer dit gebeurt, dan zal er ook een terugkoppeling plaatsvinden van Billtobox Files naar Billtobox. Deze documenten krijgen in het archief van Billtobox de status ‘Geboekt’.
Error - de accountant plaats hier de facturen die fout zijn (duplicaat, onleesbaar document, document dat geen factuur is, etc.). Na een check op Billtobox wordt het bestand verplaatst naar Enriched_archived (of Enriched_error) indien er een fout is opgetreden).
Transfer - in deze map komen alle facturen binnen vanuit Billtobox en vanuit deze map importeert de accountant de facturen naar het boekhoudpakket van de accountant.
Hoe het boekhoudpakket van de accountant de facturen hier precies uithaalt verschilt per boekhoudpakket. Onze implementatiemanager adviseert je in deze.
Ideaal zou zijn als het boekhoudpakket van de accountant de facturen uit deze map zou halen zodra de facturen geboekt zijn of ze verplaatsen naar de map Enriched_transfer.
In Billtobox ziet de relatie, zodra de elektronische factuur in de map transfer is geplaatst, de status veranderen van ‘Bezig met verwerken’ naar ‘Doorgestuurd’.
Het verplaatsen van documenten
Als je in Billtobox Files de webversie aan het werk bent, kun je helaas maar één dossier of vault tegelijk selecteren of verplaatsen als je dit graag zou willen. Je kunt dan het beste de Billtobox Files Synchronizer op je PC openen en het hier nogmaals proberen. In deze versie kun je meerdere documenten/dossiers/vaults selecteren en verplaatsen.