Une facture d'achat qui arrive dans votre compte Billtobox passe par une série d'étapes que vous pouvez personnaliser selon vos préférences et votre méthode de travail.
Table des matières:
Lorsque vous accédez à vos Paramètres > Achats, les paramètres affichés sont dans l'ordre d'occurrence. Certaines étapes sont facultatives (approbation du fournisseur, approbation de l'entreprise, approbation des paiements), elles peuvent être activées ou désactivées à tout moment.
3 possibilités pour accepter une facture
Lorsqu'une facture arrive dans votre compte, elle doit être acceptée avant de pouvoir continuer son chemin vers le comptable et l'archive.
L'acceptation peut être paramétrée de 3 façons différentes afin d'adopter un workflow qui vous correspond.
Choisissez entre:
Manuellement: vous approuvez chaque document manuellement
Excepté fournisseurs de confiance: les fournisseurs que vous marquez “de confiance” seront acceptés automatiquement, les autres devront être acceptés manuellement
Automatiquement: toutes les factures entrantes seront acceptées automatiquement
C’est aussi depuis cette option que vous pouvez activer l’identification des doublons, bloquer leur archivage et accepter automatiquement les documents provenant d'adresses e-mails approuvées.
Pour approuver des adresses emails, ajoutez-les dans le cadre et séparez chaque adresse par une virgule.
Il y a au total 3 étapes optionnelles qui peuvent être activées (en plus de l'approbation standard de la réception de documents):
Approbation du fournisseur
Activez cette option si vous souhaitez qu'une approbation supplémentaire soit demandée pour certains fournisseurs. Afin de complètement activer cette option, vous devrez aller sur la fiche fournisseur (Clients & Fournisseurs > onglet Fournisseurs > cliquez sur le fournisseur de votre choix) afin de désigner un utilisateur qui approuvera les documents de ce fournisseur.
Approbation business
En activant cette option, un utilisateur possédant les droits Approbation business (activez ces droits dans Paramètres > Gestion des utilisateurs > cliquez sur l'utilisateur de votre choix) devra approuver tous les documents entrants (même s'ils ont déjà été acceptés par un autre utilisateur ne disposant pas des droits business).
Approuver paiement
Lorsque cette option est activée, un utilisateur disposant des droits Autoriser les paiements aura une tâche créée dans son compte afin d'approuver les documents marqués comme payés par un utilisateur n'ayant pas les droits.
Vous pouvez par exemple utiliser cette option afin de garder le contrôle sur quels documents ont effectivement été payés.